Pese a que la tecnología ha evolucionado mucho, hay empresas y profesionales que requieren guardar los documentos originales en papel y necesitan un almacenamiento físico, además de una nube digital.
Todas las empresas necesitan un registro de sus operaciones que se convierte en los archivos y memoria histórica de la compañía. Toda esta documentación en físico requiere de un lugar, es por ello que las empresas utilizan almacenes para guardar toda esa información confidencial. Pero no todas las empresas disponen de espacio para poder almacenar la documentación, sobre todo la documentación que no es reciente y que ocupa un espacio necesario para la actividad diaria.
Un espacio para guardar documentos
El almacenamiento en trasteros de miles de documentos de una empresa resulta una opción ventajosa, ya que le proporciona orden y seguridad en el resguardo de sus archivos. Además de reducir drásticamente la cantidad de espacio dentro de sus oficinas.
Al guardar documentos en almacenes o trasteros estaría creando un espacio valioso y organizado, por lo que sabrá a donde dirigirse para buscar la información o documento que necesite en determinado momento.
El archivar todo en un almacén ajeno a la empresa, puede ser un punto de resguardo siempre que lo requiera. Al encontrarse este almacén fuera de la empresa aumenta la seguridad y se garantiza que sus registros físicos estén completamente protegidos contra una mala manipulación de información o desastres naturales que puedan afectar aquellos que se encuentren en su organización. Por tanto es una opción a considerar seriamente. Además, si se ocasionase problemas con su información almacenada de forma virtual, siempre queda el archivo físico como respaldo importante.
Almacenamiento de la información legal
En el aspecto legal, el almacenamiento de documentos ayuda a tener un control y cuidar de la de gestión de registros durante todo su ciclo de vida. El archivo de información incluye material administrativo y retención en caso de que su empresa sea auditada o de que necesite algún registro legal que guardó inicialmente.
Deberán conservarse los libros obligatorios (diario, inventario y cuentas anuales y en su caso, libro de actas, registro de acciones nominativas y de socios), así como a los libros no obligatorios (por ejemplo, el mayor, registros de IVA, etc.), además de la documentación y justificantes en que se soporten las anotaciones registradas en los libros (facturas emitidas y recibidas, tickets, facturas rectificativas, documentos bancarios, etc.).
Los libros de contabilidad y otros libros registros obligatorios según la normativa tributaria que proceda (IRPF, IVA, IS, etc.), así como los soportes documentales que justifiquen las anotaciones registradas en los libros (incluidos los programas y archivos informáticos y cualquier otro justificante que tenga trascendencia fiscal), deben conservarse, al menos, durante el periodo en que la Administración tiene derecho a comprobar e investigar. Por lo que el plazo de conservación obligatorio para la Agencia Tributaria es de 4 años, empezándose a contar desde el día en que finalice el plazo voluntario de presentación de la correspondiente declaración o autoliquidación que se esté analizando. Siempre y cuando no se produzca algún supuesto de interrupción del periodo de prescripción, en cuyo caso, comenzaría un nuevo periodo de prescripción, pudiéndose superar el plazo de 6 años de conservación previsto en el Código de Comercio.
Plazos de prescripciones
La Ley General Tributaria impone a profesionales y empresas la obligación de conservar los documentos respaldatorios de la contracción, modificación y extinción de sus obligaciones tributarias.
| Laboral a efectos de infracciones | 3 años | Art. 4.1 RD 5/2000 |
| Seguridad Social a efectos de infracciones | 4 años | Art. 4.2 RD 5/2000 |
| Prevención de Riesgos Laborales a efectos de infracciones | 5 años | Art. 4.3 RD 5/2000 |
| Fiscal a efectos de deudas tributarias | 4 años | Art. 66 Ley 58/2003 |
| Fiscal a efectos de comprobaciones de cuotas compensadas o deducciones aplicadas | 10 años | Art. 66 bis Ley 58/2003 |
| Contable y mercantil | 6 años | Art. 30 del CC |
Otros plazos
Por su parte, la Ley de Impuesto al Valor Añadido obliga a conservar:
- Facturas recibidas.
- Justificantes contables de las operaciones en las que sea de aplicación la inversión del sujeto pasivo cuando el proveedor no esté asentado en la Comunidad.
- Copias o matrices de las facturas emitidas.
- Recibos que justifiquen el reintegro de la compensación del Régimen especial de la Agricultura, Ganadería y Pesca, tanto el original por parte de quien la expide, como la copia por parte del titular del establecimiento.
- Documentos que acrediten el pago del Impuesto a la Importación.
- Si la deducción del IVA está sometida a un período de regularización en adquisiciones que hayan soportado cuotas de dicho impuesto, las facturas emitidas o recibidas deben ser conservadas durante dicho período y los siguientes 4 años.
- Si las operaciones tienen por objeto oro de inversión, las copias de las facturas respaldatorias de las mismas deben conservarse durante 5 años.
Reduce tiempo de búsqueda y costes
Con tantos documentos y después de tantos años es probable que en tu oficina no tengas espacio para poder guardar dichos documentos. Ya que necesitarás tener a mano los documentos más recientes. Pero ¿Dónde guardar la documentación para posibles inspecciones? En Spacio365 tenemos la solución, opta por el almacenamiento en trasteros y libera espacio en tu oficina.
Son documentos vitales para evitar sanciones o multas, por lo cual, deben estar bien archivados, en un lugar seguro y ordenado para ser encontrado fácilmente al momento de auditorías sorpresa o cualquier asunto legal que lo requiera.
Tener organizado en su almacén sus documentos ahorra tiempo para sus empleados al momento de ubicar la información que le solicite. La gestión eficaz del tiempo tiene la capacidad de mejorar significativamente la productividad de tu empresa y, por ende, la calidad de vida de los empleados.
